Kiedy wystawiasz fakturę bezpośrednio ze zlecenia, możesz zdecydować, jak pozycje z tego zlecenia trafią na dokument - każda osobno, zbiorczo po kategorii, albo jako jedna suma. Ten sam mechanizm pozwala też wystawić fakturę tylko na część pozycji, jeśli reszta zlecenia zostanie rozliczona później (dofakturowanie).
Gdzie wybierasz sposób fakturowania
W widoku zlecenia, w sekcji Płatność, znajdziesz przycisk do wystawienia dokumentu:
- Wystaw dokument sprzedaży - gdy zlecenie nie ma jeszcze żadnej faktury (widoczny pod komunikatem “Dokument nie został jeszcze wystawiony”).
- Dofakturuj pozostałe X pozycji - gdy część pozycji jest już zafakturowana, a reszta czeka na rozliczenie.
Kliknięcie otwiera okno Wystaw dokument sprzedaży z podtytułem pokazującym numer zlecenia i nazwę klienta. Na górze znajdziesz sekcję Sposób fakturowania - to tu decydujesz, jak pozycje trafią na dokument.
Trzy tryby grupowania pozycji
W oknie wystawiania faktury wybierasz jedną z trzech opcji:
- Każda pozycja osobno - każdy wiersz ze zlecenia trafia na fakturę jako osobna pozycja, bez łączenia.
- Grupuj po kategorii - pozycje łączą się w zbiorcze wiersze per kategoria. Jeśli w jednej kategorii są pozycje z różnymi stawkami VAT, aplikacja rozbije je automatycznie na osobne pozycje i pokaże ostrzeżenie oraz oznaczenie w stylu “1 z 2” przy nazwie kategorii.
- Jedna pozycja zbiorcza - cały koszt zlecenia trafia na fakturę jako jedna pozycja. Wybierasz wtedy Stawkę VAT dla tej pozycji, a system pokazuje rozbicie na netto, VAT i brutto (kwota brutto zostaje bez zmian). Możesz też zaznaczyć Pokaż szczegóły zlecenia w opisie pozycji - lista pozycji ze zlecenia trafi wtedy do opisu, żeby klient widział, za co płaci. Gdy wybierzesz stawkę niższą niż najwyższa stawka wśród łączonych pozycji, zobaczysz ostrzeżenie, żeby upewnić się, że usługa faktycznie kwalifikuje się do tej stawki.
Pod wybranym trybem, w sekcji Co fakturujemy, widzisz listę pozycji (lub grup) z checkboxami - możesz odznaczyć te, których nie chcesz teraz fakturować. Na dole liczy się Suma zaznaczonych pozycji.
Dofakturowanie - gdy część zlecenia jest już rozliczona
Jeśli dla zlecenia istnieje już przynajmniej jeden wystawiony dokument, sekcja Płatność pokazuje status: “Częściowo wystawione · pozostało X z Y pozycji” albo, gdy wszystko zafakturowane, “Dokumenty wystawione (X)”. Każdy wystawiony dokument widać na liście, z linkiem Podgląd, który otwiera go w Fakturowni.
Pozycje objęte już jakąkolwiek fakturą dostają w oknie wystawiania oznaczenie Już wystawione i są zablokowane do zaznaczenia - nie da się ich przypadkiem zafakturować drugi raz. W trybie grupowania po kategorii takie pozycje w ogóle nie wchodzą do grup - liczą się tylko te, które jeszcze nie trafiły na żaden dokument.
Żeby wystawić fakturę na resztę, kliknij Dofakturuj pozostałe X pozycji - otworzy się to samo okno, tylko z domyślnie zaznaczonymi wyłącznie pozycjami, które jeszcze czekają na rozliczenie.
Reszta ustawień w oknie
Poniżej wyboru pozycji ustawiasz jeszcze:
- Typ dokumentu - Proforma, Faktura VAT albo Paragon.
- Data wystawienia i Data sprzedaży.
- Termin płatności oraz Metoda płatności (Przelew, Gotówka, Karta lub metoda własna ustawiona w koncie).
- Jeśli Twoje konto Fakturowni ma skonfigurowane więcej niż jeden dział - dodatkowy wybór, w ramach którego działu wystawić dokument.
- Uwagi (opcjonalnie) - dodatkowy tekst na dokument.
Przycisk na dole zmienia nazwę zależnie od wybranego typu dokumentu: Wystaw fakturę, Wystaw proformę albo Wystaw paragon. Jeśli wystawienie się nie powiedzie, zobaczysz komunikat błędu z przyciskiem Spróbuj ponownie - okno zostaje otwarte, więc nie musisz wypełniać wszystkiego od nowa.