Klienta w InTool zakładasz jako firmę albo jako osobę prywatną - od tego wyboru zależy, jakie dane musisz uzupełnić. Ten sam mechanizm działa też wtedy, gdy dodajesz klienta w locie, bez wychodzenia z ekranu tworzenia zlecenia.
Firma czy osoba prywatna
Na formularzu klienta, w sekcji Dane podstawowe, jest przełącznik Klient jest firmą. To on decyduje, jakie pola zobaczysz i które z nich są wymagane.
- Gdy przełącznik jest włączony, formularz pokazuje pola Nazwa firmy i NIP - oba są wymagane.
- Gdy przełącznik jest wyłączony, zamiast nich widzisz pola Imię i Nazwisko - również wymagane.
Niezależnie od wyboru, zawsze możesz dodać Email i Telefon.
Dodawanie nowego klienta krok po kroku
- Wejdź w sekcję Klienci i kliknij Nowy klient.
- Ustaw przełącznik Klient jest firmą zgodnie z tym, kogo dodajesz, i uzupełnij nazwę firmy z NIP-em albo imię z nazwiskiem, a przy okazji email i telefon.
- W sekcji Adres wpisz ulicę w polu z podpowiedziami (np. “Krakowska 5 Warszawa”) i wybierz właściwy adres z listy - dzięki temu, gdy później wybierzesz tego klienta przy tworzeniu zlecenia, jego adres od razu trafi na mapę zleceń, bez ponownego wskazywania go z podpowiedzi. Numer mieszkania dopisujesz osobno, a kod pocztowy i miasto możesz jeszcze doprecyzować ręcznie.
- Jeśli chcesz, dodaj coś w sekcji Notatki.
- Kliknij Zapisz.
Formularz pilnuje kompletności danych - jeśli jako firma nie podasz NIP-u albo nazwy, albo jako osoba prywatna zostawisz puste imię lub nazwisko, zapis się nie powiedzie i zobaczysz komunikat przy brakującym polu.
Szybki wybór klienta przy tworzeniu zlecenia
W formularzu zlecenia sekcja Klient zaczyna się od pola wyszukiwania z podpowiedzią Wyszukaj klienta…. Działa to tak:
- Gdy klikniesz w pole bez wpisywania niczego, od razu zobaczysz krótką listę ostatnio obsługiwanych klientów - to szybki skrót, gdy wracasz do kogoś, komu niedawno robiłeś zlecenie.
- Gdy zaczniesz wpisywać tekst, lista zamienia się na wyniki wyszukiwania - trafisz na klienta po fragmencie nazwy, ale też po emailu, telefonie czy numerze NIP, jeśli akurat to pamiętasz.
- Po wybraniu klienta z listy jego nazwa pojawia się jako etykieta nad formularzem, z opcją szybkiego wyczyszczenia wyboru, jeśli się pomylisz.
Dodanie nowego klienta bez wychodzenia ze zlecenia
Nie musisz wcześniej zakładać klienta w Klienci, żeby wystawić dla niego zlecenie. Jeśli nikogo nie wybierzesz z wyszukiwarki, sekcja Klient w formularzu zlecenia pokazuje te same podstawowe pola co przy zakładaniu nowego klienta: przełącznik Klient jest firmą, nazwę firmy z NIP-em albo imię z nazwiskiem, telefon, email i adres. Kod pocztowy, miasto i uwagi o kliencie znajdziesz pod przyciskiem Pokaż więcej pól klienta. Wystarczy uzupełnić potrzebne pola na miejscu - dane klienta zostaną zapisane razem ze zleceniem, bez dodatkowego kroku.
Przełączanie się między “firmą” a “osobą prywatną” na tym etapie nie kasuje tego, co już wpisałeś w pozostałych polach - możesz się pomylić i poprawić wybór bez utraty danych.