InTool prowadzi jedno zlecenie od telefonu z zapytaniem aż do zapłaconej faktury. Ten wpis pokazuje całą drogę w kolejności, w jakiej naprawdę się dzieje, i podpowiada, gdzie doczytać szczegóły każdego etapu. Traktuj go jak spis treści do własnego procesu.
Etap 1: klient dzwoni i pyta o cenę
Zaczynasz od kontaktu. Klienta możesz dodać od razu do bazy albo pozwolić, żeby zapisał się sam przy zapisaniu zlecenia - w ustawieniach domyślnych jest przełącznik Twórz klientów automatycznie.
- Baza klientów - dodawanie i zarządzanie klientami
- Jak dodać klienta jako firmę lub osobę prywatną i szybko wybrać go przy tworzeniu zlecenia
Etap 2: przygotowujesz wycenę
Nowe zlecenie to Twoja wycena. Pozycje bierzesz z katalogu, żeby nie liczyć cen z pamięci, a powtarzalne roboty odtwarzasz z szablonu.
- Jak dodać i wypełnić zlecenie
- Jak szybko dodać pozycję do zlecenia z katalogu
- Szablony zleceń - powtarzalna praca szybciej
- Jak dodać rabat, zmienić walutę zlecenia albo wskazać podstawę zwolnienia z VAT (zw)
- Czym różni się notatka dla klienta od notatki prywatnej
Etap 3: wysyłasz wycenę klientowi
Klient nie potrzebuje konta - dostaje link do widoku publicznego mailem, SMS-em albo przez WhatsApp. Jeśli zależy Ci na formalnym potwierdzeniu, włącz wymagany podpis.
Etap 4: klient akceptuje
Po akceptacji zlecenie zmienia status i przestaje wisieć jako czekające na reakcję. Jeśli klient twierdzi, że nie ma czego kliknąć, sprawdź termin ważności wyceny.
Etap 5: planujesz robotę
Zlecenie dostaje termin realizacji i osobę odpowiedzialną. Od tego momentu żyje w kalendarzu i na mapie, a pracownik widzi je u siebie.
- Jak ustawić termin realizacji z godziną rozpoczęcia i zakończenia
- Planowanie w kalendarzu i mapa zleceń
- Jak przypisać zlecenie do pracownika
- Jak ustawić adres realizacji inny niż adres klienta i szybko zadzwonić lub nawigować
Etap 6: ekipa wykonuje pracę
W terenie liczy się telefon. Lista zadań pilnuje kolejności prac, a zdjęcia z aparatu dokumentują, co zostało zrobione.
Etap 7: rozliczasz zlecenie
Dokument sprzedaży powstaje z pozycji zlecenia, bez przepisywania danych. Wpłaty rejestrujesz na zleceniu, a status płatności widzisz od razu na liście.
- Jak wystawić fakturę ze zlecenia i pilnować płatności
- Jak wystawić fakturę częściową (dofakturowanie) i grupować pozycje na fakturze
- Jak podłączyć integrację z Fakturownią i skonfigurować dział oraz automatyczną wysyłkę PDF
Etap 8: pilnujesz całości
Codzienna kontrola to pulpit i lista zleceń z filtrami: co jest w realizacji, co czeka na akceptację, co nieopłacone.
- Co widać na pulpicie głównym i czym różni się widok właściciela od pracownika
- Jak szybko znaleźć zlecenie - szukanie i filtry na liście zleceń
- Jak tworzyć tagi i oznaczać nimi zlecenia
Jak sobie ułatwić kolejny obieg
Im więcej ustawisz raz, tym mniej klikania przy każdym kolejnym zleceniu. Uzupełniony katalog, gotowe szablony i domyślne wartości wycen skracają etap 2 z kilkunastu minut do dwóch.