Katalog to lista Twoich produktów i usług z gotowymi cenami. Zamiast za każdym razem wpisywać to samo ręcznie w nowym zleceniu, raz dodajesz pozycję do katalogu, a potem wybierasz ją z listy jednym kliknięciem.
Po co katalog produktów i usług
Jeśli robisz przeglądy klimatyzacji, wymiany baterii, sprzątanie biur czy inne powtarzalne usługi - masz stałą listę pozycji, które wracają w kolejnych zleceniach. Bez katalogu za każdym razem wpisujesz nazwę i cenę od nowa, co zajmuje czas i łatwo o pomyłkę - raz inna cena za dokładnie to samo.
Katalog rozwiązuje ten problem. Raz zapisujesz produkt lub usługę z ceną i stawką VAT, a potem w każdym zleceniu wybierasz ją z listy zamiast przepisywać. Ceny są spójne, a wystawienie zlecenia zajmuje chwilę.
Jak dodać produkt lub usługę do katalogu
- Wejdź w Katalog i szablony.
- Kliknij Dodaj pozycję.
- Wypełnij formularz:
- Nazwa - jedyne wymagane pole, np. “Przegląd klimatyzacji” albo “Filtr do pompy”.
- Kod - opcjonalny, własny numer katalogowy pozycji.
- Opis - dodatkowe informacje o pozycji.
- Kategoria - przypisz od razu albo zostaw puste i zrób to później.
- Cena brutto - netto wyliczy się automatycznie na podstawie wybranej stawki VAT.
- Jednostka - np. sztuka, godzina, metr kwadratowy, metr bieżący, kilogram, komplet.
- Kliknij Zapisz.
Pozycja jest od razu gotowa do użycia w każdym nowym zleceniu. Możesz ją później edytować - zmienić cenę, kategorię czy jednostkę - albo usunąć.
Grupowanie pozycji w kategorie
Kategorie porządkują katalog, gdy masz więcej niż kilka pozycji - np. osobno “Usługi”, osobno “Części i materiały”. Każda kategoria ma własną nazwę i kolor, dzięki czemu łatwiej odnajdziesz pozycję na liście katalogu, a w zleceniu pozycje pojawiają się pogrupowane po kategoriach - dokładnie tak, jak zobaczy je klient.
Żeby dodać lub edytować kategorię:
- Na liście katalogu kliknij Kategorie - przejdziesz do sekcji kategorii w Ustawieniach.
- W polu Dodaj nową kategorię wpisz nazwę i wybierz kolor.
- Kliknij Dodaj.
Istniejącą kategorię edytujesz lub usuwasz z tej samej listy - przy każdej pozycji znajdziesz przyciski Edytuj i Usuń. Na liście katalogu możesz też filtrować pozycje po wybranej kategorii jednym kliknięciem.
Jak pozycje z katalogu trafiają do zlecenia
Podczas tworzenia lub edycji zlecenia, w sekcji z pozycjami kliknij Przeglądaj katalog. Otworzy się okno z całą Twoją listą produktów i usług - z wyszukiwarką i filtrami po kategorii, tak jak w widoku katalogu.
Kliknij wybraną pozycję, a trafi ona do zlecenia razem z nazwą, ceną, stawką VAT i jednostką zapisaną w katalogu. Nie musisz niczego przepisywać ręcznie - jeśli trzeba, możesz jeszcze doprecyzować ilość albo cenę bezpośrednio w zleceniu.
Jeśli jeszcze nie korzystasz z InTool, załóż darmowe konto i przygotuj swój katalog produktów i usług, zanim wystawisz kolejne zlecenie.