Pracownik nie musi widzieć całej firmy, żeby zrobić swoją robotę. W InTool decydujesz osobno dla każdej osoby, do których sekcji ma dostęp - cennik, baza klientów czy ustawienia firmy mogą zostać wyłącznie dla Ciebie. Ten wpis pokazuje, co dokładnie ukrywa i pokazuje każda sekcja.
Gdzie ustawiasz dostęp do sekcji
- Wejdź w sekcję Ekipa.
- Kliknij wiersz z pracownikiem albo otwórz przy nim menu (ikona trzech kropek) i wybierz Edytuj.
- W oknie edycji znajdziesz nagłówek Dostęp do sekcji z listą wszystkich sekcji InTool.
- Zaznacz te, do których pracownik ma mieć dostęp, i zapisz.
Nad listą jest podpowiedź: zmiana zaznaczeń przełącza rolę na Własne uprawnienia. To normalne - tak system oznacza pracownika z zestawem innym niż domyślny.
Sekcje, których nie da się odebrać
Cztery sekcje pracownik ma zawsze. W edytorze mają plakietkę Zawsze dostępne i nie da się ich odkliknąć:
- Dashboard - pulpit z podsumowaniem dnia i skrótami.
- Zlecenia - lista zleceń.
- Kalendarz - terminy wizyt.
- Mapa - lokalizacje zleceń.
To minimum potrzebne do pracy w terenie. Ważne: dostęp do sekcji Zlecenia nie znaczy dostępu do wszystkich zleceń. Pracownik widzi wyłącznie te, w których jest osobą odpowiedzialną - na liście, w kalendarzu, na mapie i w wynikach wyszukiwania. Tego zawężenia nie trzeba włączać, działa zawsze.
Sekcje, które włączasz i odbierasz
Te sekcje są domyślnie w Twoich rękach:
- Katalog - usługi, produkty i cennik.
- Szablony - szablony zleceń.
- Klienci - baza klientów i dane kontaktowe.
- Raporty - statystyki i podsumowania.
- Ustawienia - konfiguracja konta i firmy.
Sekcję Ustawienia możesz otworzyć pracownikowi tylko częściowo. Pod nią są cztery osobne pozycje do zaznaczenia:
- Firma - dane firmy i logo.
- Integracje - połączenia z innymi systemami, na przykład z Fakturownią.
- Ustawienia domyślne - domyślne wartości nowych wycen.
- Dane i słowniki - tagi i kategorie pozycji.
Zaznaczenie choć jednej pod-sekcji włącza pracownikowi Ustawienia w menu, ale w środku zobaczy tylko te zakładki, które mu wskazałeś.
Co nowy pracownik dostaje domyślnie
Świeżo zaproszona osoba nie dostaje wszystkiego. Domyślny zestaw dla roli Pracownik to Katalog i Szablony - plus oczywiście cztery sekcje zawsze dostępne. Oznacza to, że dopóki czegoś nie zmienisz, pracownik nie widzi bazy klientów, raportów ani ustawień.
Jeśli w trakcie eksperymentów chcesz wrócić do tego stanu, wybierz w polu Rola pozycję Pracownik - zaznaczenia wrócą do domyślnego zestawu.
Czego pracownik nie zobaczy nigdy
Kilku miejsc nie da się otworzyć pracownikowi żadnym zaznaczeniem - są zarezerwowane dla właściciela i administratora:
- Ekipa - lista pracowników, zaproszenia, edycja kont.
- Kategorie pozycji - zarządzanie kategoriami katalogu.
- Kreator pierwszej konfiguracji konta.
- W Ustawieniach: zakładki Powiadomienia oraz Plan i płatności.
Co się dzieje, gdy odbierzesz sekcję
Odebrana sekcja znika pracownikowi z menu - w pasku bocznym na komputerze i w menu Więcej na telefonie. Jeśli spróbuje wejść na nią wpisując adres z pamięci, InTool przeniesie go na pulpit.
Jedna rzecz działa inaczej, niż podpowiada intuicja: odebranie sekcji Katalog ukrywa katalog jako osobny widok, ale nie odbiera możliwości dodania pozycji z katalogu do zlecenia. Wybór pozycji z cennika jest częścią formularza zlecenia, więc pracownik nadal może dodać usługę do swojej wyceny. Jeśli chcesz ukryć przed nim ceny zakupu czy pełną listę usług, pamiętaj o tej różnicy.
Właściciel i administrator widzą wszystko
Dla ról Właściciel i Administrator lista sekcji jest nieaktywna - obie mają dostęp do wszystkiego, więc nie ma czego zaznaczać. Administrator to najprostszy sposób na zaufaną osobę, która ma pomagać w prowadzeniu firmy: widzi wszystkie zlecenia, filtry pracowników na kalendarzu i mapie, całą Ekipę i wszystkie ustawienia.
Nie możesz przy tym zmienić własnej roli ani dezaktywować własnego konta - to zabezpieczenie przed odcięciem sobie dostępu.
Uprawnienia a wyłączenie konta
Odebranie sekcji ogranicza to, co pracownik widzi. Jeśli ktoś odchodzi z firmy i ma stracić dostęp w całości, nie odklikuj sekcji po kolei - wyłącz przełącznik Aktywny pracownik. Nieaktywna osoba nie wejdzie do konta, ale jej zlecenia i historia zostają.