Formularz zlecenia ma dwa pola na notatki i to nie przypadek. Jedna notatka jedzie do klienta razem z wyceną, druga zostaje wyłącznie u Ciebie i w ekipie. Warto wiedzieć, która jest która, zanim wpiszesz w złe miejsce uwagę o kliencie.
Gdzie są oba pola
Otwórz formularz zlecenia (nowego lub edytowanego) i zjedź do sekcji Notatki. Znajdziesz tam:
- Notatka dla klienta - zwykłe pole na górze, z podpowiedzią “Widoczna dla klienta w publicznym linku do wyceny”.
- Notatka prywatna - pole w wyróżnionej ramce z ikoną zamka, z podpowiedzią “Widoczna tylko dla Ciebie i ekipy. Nigdy nie trafi do klienta”.
Notatka dla klienta
To treść, którą klient przeczyta w linku do wyceny - pojawia się tam jako blok Informacje od wykonawcy, pod pozycjami i kwotami.
Nadaje się na wszystko, co klient powinien wiedzieć, a co nie jest osobną pozycją cennika:
- co wycena obejmuje, a czego nie (“wycena nie obejmuje kosztów dojazdu poza miasto”),
- warunki realizacji (“materiał po stronie zamawiającego”),
- ustalenia terminowe albo prośba o przygotowanie miejsca pracy,
- podziękowanie za zapytanie i krótkie wyjaśnienie, jak wygląda dalszy proces.
Traktuj ją jak część oferty. Wszystko, co tu wpiszesz, klient zobaczy dokładnie w takiej formie, w jakiej to zapisałeś.
Notatka prywatna
Ta notatka nie wychodzi z firmy. Nie ma jej w linku dla klienta i nie trafia na dokument sprzedaży - widzisz ją tylko Ty i Twoja ekipa w aplikacji.
Do czego się przydaje:
- informacje wjazdowe i sprzętowe: kod do bramy, piętro bez windy, gdzie zaparkować,
- ostrzeżenia dla ekipy: pies na posesji, trudny sąsiad, wąska klatka,
- kontekst handlowy: skąd przyszło zapytanie, jaki rabat już obiecałeś, czego nie schodzić poniżej,
- ustalenia telefoniczne, o których pracownik powinien wiedzieć przed wyjazdem.
Gdzie zobaczysz je później
Po zapisaniu zlecenia obie notatki widać na jego widoku, jako dwie osobne karty. Notatka prywatna jest wyróżniona i oznaczona ikoną zamka, więc na pierwszy rzut oka wiesz, że tego fragmentu klient nie widzi. Jeśli któreś z pól zostawisz puste, jego karta w ogóle się nie pojawi.
Notatki w szablonach zleceń
Jeśli te same zastrzeżenia wpisujesz przy każdym zleceniu, wpisz je raz w szablon. Szablon zlecenia przechowuje obie notatki i podstawia je do nowego zlecenia razem z pozycjami i listą zadań - a Ty poprawiasz tylko szczegóły danego klienta.
Zasada, która porządkuje wybór
Zadaj sobie jedno pytanie: czy chcę, żeby klient mógł mi to później przypomnieć? Jeśli tak, to treść oferty - wpisz ją w notatkę dla klienta. Jeśli nie, to informacja operacyjna dla ekipy - jej miejsce jest w notatce prywatnej.