Żeby wystawiać faktury i paragony bezpośrednio ze zleceń w InTool, najpierw musisz połączyć konto z Fakturownią. Ten wpis pokazuje, gdzie to zrobić, jak skonfigurować dział wystawiania dokumentów (jeśli masz konto wielooddziałowe) i jak włączyć automatyczną wysyłkę PDF do klienta.
Gdzie znaleźć integrację
Integracja z Fakturownią jest w Ustawienia -> zakładka Integracje -> sekcja Fakturownia. Dopóki konto nie jest połączone, zobaczysz tam znacznik Nie połączono i krótki opis: “Połącz konto Fakturowni, żeby wystawiać faktury i paragony do zleceń”.
Jak podłączyć integrację
- Wejdź w Ustawienia -> Integracje.
- W polu Adres konta Fakturowni wpisz adres swojego konta, np.
https://twojafirma.fakturownia.pl. - W polu Klucz API wklej swój klucz API z Fakturowni.
- Kliknij Połącz.
Jeśli adres lub klucz są nieprawidłowe, zobaczysz komunikat o błędzie i integracja się nie połączy - sprawdź oba pola jeszcze raz. Po udanym połączeniu status zmieni się na Połączono, a w sekcji pojawi się adres Twojego konta z opisem “API połączone”. Klucza API nie da się już podejrzeć ani zmienić z poziomu InTool - jeśli trzeba go zaktualizować, najpierw odłącz integrację i połącz ją ponownie z nowym kluczem.
Od tego momentu w zleceniach pojawia się możliwość wystawienia faktury jednym kliknięciem - dokument trafia automatycznie na konto Fakturowni.
Wybór działu (konta wielooddziałowe)
Jeśli Twoje konto Fakturowni ma więcej niż jeden dział, po połączeniu integracji w sekcji Fakturownia pojawi się dodatkowe pole: W ramach którego działu Fakturowni wystawiać dokumenty?. Wybierz z listy dział, z którego mają być domyślnie wystawiane faktury i paragony ze zleceń. Zmiana zapisuje się automatycznie po wybraniu opcji z listy.
Obok pola wyboru znajduje się przycisk odświeżania (ikona odświeżania z opisem Odśwież listę działów) - użyj go, jeśli dodałeś nowy dział po stronie Fakturowni i nie widzisz go jeszcze na liście w InTool.
Jeśli zostawisz pole puste (opcja “- domyślny dział Fakturowni -“), dokumenty będą wystawiane na dziale ustawionym jako domyślny bezpośrednio w Fakturowni. Przy jednym dziale na koncie to pole się nie pojawia, bo wybór jest wtedy bezprzedmiotowy.
Automatyczna wysyłka PDF do klienta
W tej samej sekcji, poniżej wyboru działu, znajduje się przełącznik Automatycznie wysyłaj PDF do klienta. Gdy go włączysz, faktura wystawiona ze zlecenia trafi mailem na adres klienta od razu po wystawieniu w Fakturowni - bez dodatkowych kroków z Twojej strony. Zmiana ustawienia zapisuje się od razu po przełączeniu.
Jak odłączyć integrację
- W sekcji Fakturownia kliknij Odłącz.
- Potwierdź w oknie Odłączyć integrację Fakturowni? - InTool przypomni, że adres konta i klucz API zostaną usunięte, a wystawianie faktur ze zleceń przestanie działać do czasu ponownego połączenia.
- Kliknij Odłącz, żeby potwierdzić, albo Anuluj, żeby zostawić integrację aktywną.
Po odłączeniu sekcja wraca do stanu początkowego - możesz połączyć integrację ponownie w każdej chwili, tym samym lub innym kontem Fakturowni.
Konfiguracja podczas onboardingu
Jeśli dopiero zakładasz konto w InTool, tę samą integrację skonfigurujesz już w trakcie onboardingu - w kroku Faktury i KSeF (krok 3 z 5). Formularz jest identyczny: adres konta i klucz API, a następnie przycisk Połącz Fakturownię. Jeśli nie masz jeszcze pod ręką danych do Fakturowni, możesz kliknąć Pomiń ten krok i wrócić do konfiguracji później w Ustawieniach.