Nowe zlecenie zakładasz w kilka chwil - klient, pozycje z katalogu, termin i osoba odpowiedzialna w jednym miejscu. Poniżej krok po kroku, jak wypełnić zlecenie tak, żeby wszystko trafiło do właściwej osoby w zespole i do klienta.
Dodaj nowe zlecenie
- Kliknij Dodaj zlecenie.
- Otworzy się formularz zlecenia - od razu widzisz pola do wypełnienia: klienta, pozycje, termin i pozostałe szczegóły.
Wybierz klienta
- W polu klienta zacznij wpisywać nazwę lub dane kontaktowe - podpowiedzi z Bazy klientów pojawią się automatycznie dzięki autouzupełnianiu.
- Wybierz klienta z listy, jeśli już go masz w bazie.
- Jeśli klienta jeszcze nie ma w systemie, dodaj go w Bazie klientów - uzupełnij dane kontaktowe i adresowe. Przy kolejnym zleceniu znajdziesz go od razu dzięki autouzupełnianiu.
Dodaj pozycje z katalogu
- W sekcji pozycji dodaj produkty lub usługi z Katalogu - są pogrupowane w kategorie, więc łatwo znajdziesz to, czego szukasz.
- Każda pozycja ma swoją cenę - dodaj tyle pozycji, ile potrzeba, żeby zlecenie odzwierciedlało pełny zakres pracy.
Ustaw termin, odpowiedzialną osobę i szczegóły pracy
- Ustaw termin zlecenia - dzięki temu trafi ono na właściwe miejsce w Kalendarzu.
- Wybierz osobę odpowiedzialną za zlecenie, czyli pracownika z Twojego Zespołu, który je wykona.
- Dodaj listę zadań do wykonania (checklistę) - rozbij zlecenie na konkretne kroki, które pracownik odhacza w terenie. Do poszczególnych pozycji checklisty możesz dołączyć załączniki.
- Dodaj załączniki do zlecenia - zdjęcia, dokumenty czy inne pliki związane ze zleceniem.
- Dodaj tagi, żeby łatwiej wyszukiwać i filtrować podobne zlecenia w przyszłości.
Zapisz zlecenie - co dalej
Po zapisaniu zlecenie trafia na listę ze statusem początkowym. Dalej możesz:
- zmienić Status zlecenia w miarę postępu prac,
- przypisać lub zmienić osobę odpowiedzialną,
- zaplanować albo poprawić termin w Kalendarzu,
- zarejestrować płatność,
- wysłać zlecenie do klienta (mailem lub SMS-em), żeby zobaczył szczegóły i mógł je zaakceptować,
- zduplikować zlecenie, jeśli podobne zadanie wraca regularnie,
- zapisać zlecenie jako szablon, żeby następnym razem wypełnić je jeszcze szybciej.
Nie masz jeszcze konta w InTool? Załóż darmowe konto i wypełnij swoje pierwsze zlecenie w kilka minut.